Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường/ Project site office )– đề xuất gợi ý tổ chức hệ thống tài liệu cho dự án cụ thể

by admin
0 comment
85 / 100

Vì sao cần phải có Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường)?

vanphongduan-02
Bên trong một văn phòng dự án

Văn phòng dự án của Tư vấn cần thiết để:

  • Là một nơi để các nhân viên, cán bộ của đơn vị Tư vấn nghiên cứu, xem xét các hồ sơ tài liệu dự án phục vụ công việc;
  • Là nơi để thực hiện các công việc về tổng hợp báo cáo;
  • Là nơi họp hội ý nội bộ đoàn tư vấn ;
  • Là nơi lưu trữ các tài liệu dự án liên quan đến dịch vụ thực hiện, tài liệu nội bộ đoàn tư vấn , các sản phẩm của tư vấn; các công cụ làm việc, trang thiết bị bảo hộ lao động;

Văn phòng độc lập hay ở cùng với khu văn phòng điều hành dự án (Nhà thầu – Chủ đầu tư – Tư vấn thiết kế – Tư vấn quản lý dự án, giám sát)

Tại một dự án xây dựng, thông thường, khi được bàn giao mặt bằng và nhận lệnh khởi công, huy động thực hiện công trình, nhà thầu sẽ bắt đầu tiến hành chuẩn bị xây dựng hoặc lắp đặt văn phòng dự án hiện trường (project site office). Văn phòng dự án này sẽ được bố trí cho các bên sử dụng gồm: Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, Tư vấn thiết kế, và cho bản thân ban điều hành Nhà thầu. Tùy vào các điều khoản trong hợp đồng với Chủ đầu tư việc sử dụng và khấu hao văn phòng cũng như chi phí vận hành văn phòng sẽ được phân bổ thích hợp. Cách làm tập trung này rất thuận tiện và hiệu quả để tổ chức thực hiện dự án cho tất cả các bên.

vanphongduan-03
Văn phòng dự án

Tuy nhiên, hiện vẫn có tình trạng dự án do tiết kiệm chi phí cũng như không quy định rõ ràng trong hợp đồng giữa các bên dẫn đến Chủ đầu tư và đơn vị Tư vấn tự thành lập và vận hành các văn phòng dự án hiện trường độc lập. Theo mô hình này, nếu điều kiện mặt bằng dự án không cho phép các văn phòng gần nhau, sẽ dẫn đến khó khăn cho các bên khi trao đổi, làm việc và phối hợp công tác với nhau.

Bài viết này nêu lên một số nội dung liên quan đến việc thành lập, chi phí, nội dung đề xuất cho một Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường) tại một dự án xây dựng.

Chi phí  thành lập và vận hành Văn phòng dự án của Tư vấn?

Nếu không có thỏa thuận nào khác với Chủ đầu tư, Tư vấn tại dự án sẽ phải tính toán đưa chi phí thành lập và vận hành văn phòng tư vấn vào chi phí Tư vấn là một phần của chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng.

vanphongduan-04
Văn phòng dự án

Khi xác định chi phí này, nếu sử dụng theo định mức: tỉ lệ % x (quy mô chi phí xây dựng hoặc quy mô chi phí thiết bị hoặc quy mô chi phí xây dựng và chi phí thiết bị cần tính) thì chi phí này đã bao gồm trong định mức, không cần tách riêng.

Nếu xác định theo Lập dự toán để xác định chi phí tư vấn, chi phí này sẽ được xác định thuộc mục Chi phí khác và có thể được xác định ít nhất gồm những chi phí sau:

  • Chi phí xây dựng văn phòng dự án (bao gồm cả các thiết bị công trình gắn liền cần thiết như điện, chiếu sáng, cấp thoát nước, HVAC, hệ thống mạng internet, viễn thông, …);
  • Chi phí trang bị các thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ thực hiện dự án (thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, thiết bị lưu trữ, …). Phần chi phí này có thể tính mua mới và hoàn trả cho Chủ đầu tư khi xong dự án hoặc tính khấu hao theo thời gian thực hiện dự án, tùy thuộc theo thỏa thuận với Chủ đầu tư;
  • Chi phí tiêu hao duy trì hoạt động của văn phòng , bảo trì trong thời gian thực hiện dự án.

Các đầu mục này và dự toán cần được thuyết minh phù hợp với phạm vi công việc và đưa vào đề xuất của Tư vấn. Nếu Chủ đầu tư cung cấp hoặc trang bị trang trải chi phí nào thì đưa ra khỏi dự toán chi phí đề xuất.

Một số gợi ý về xây dựng nội dung, hệ thống tài liệu cho Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường)

Tham khảo tại văn phòng tư vấn dự án xây dựng của nước ngoài

vanphongduan-05
Văn phòng dự án

Một ví dụ về cách tổ chức hệ thống tài liệu đơn giản cho một văn phòng dự án xây dựng (áp dụng cho văn phòng nhà thầu, có thể điều chỉnh cho phù hợp Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường))

IHồ sơ quản trị dự án (Phần 1 – Hồ sơ Hợp đồng)
 Hồ sơ dự thầu
 Đề xuất, chào giá cạnh tranh
 Biên bản khảo sát hiện trường trước đấu thầu
 Hợp đồng xây lắp giữa Nhà thầu với Chủ đầu tư
 Hợp đồng Thiết kế giữa Tư vấn và Chủ đầu tư
 Hợp đồng Thiết kế/ Xây dựng
 Bảo lãnh thanh toán và thực hiện (Thầu chính)
 Bảo lãnh thanh toán và thực hiện (Thầu phụ)
 Chứng nhận, Hợp đồng bảo hiểm (Thầu chính)
 Chứng nhận, Hợp đồng bảo hiểm (Thầu phụ)
 Dự toán dự án và dự toán hợp đồng
 Tiến độ thanh toán (thầu chính)
 Tiến độ thanh toán (thầu phụ)
 Mẫu đề nghị thanh toán chung
 Báo cáo tiến độ thanh toán
 Phê duyệt thầu phụ (nhà cung cấp phụ) – nếu có yêu cầu
 Kế hoạch sử dụng mặt bằng công tác
 Kế hoạch mua sắm
 Giấy phép xây dựng và các giấy phép đặc biệt khác
 Báo cáo hiện trường hàng ngày
 Thông báo – Chủ đầu tư
 Thông báo – Tư vấn thiết kế
 Thông báo – các Thầu phụ, cung cấp phụ
 Báo cáo tiến độ bằng hình ảnh
 Ảnh đặc biệt
 Tiến độ cơ sở
 Tiến độ điều chỉnh định kỳ (từng file riêng)
 Biên bản họp công việc
 Biên bản họp đặc biệt
 Yêu cầu cung cấp thông tin
 Thông báo không phù hợp
 Tóm tắt yêu cầu thay đổi
 File Yêu cầu thay đổi (cho từng yêu cầu thay đổi)
 Tóm tắt chi phí phát sinh kỳ trước
 File chi phí phát sinh kỳ trước
 Hoàn thành đầy đủ
 Bảo hành, bảo đảm
 Hồ sơ hoàn công
 Sổ tay vận hành, bảo trì
 Danh mục sản phẩm dự án
 Hướng dẫn Chủ đầu tư sử dụng vận hành công trình
 Giấy chứng nhận sử dụng nhà/ công trình
 Danh sách công việc hoàn thành/ dang dở
 Văn bản giải chấp
 Tóm tắt khiếu nại của Chủ đầu tư
 Khiếu nại của Chủ đầu tư (File riêng cho từng khiếu nại)
 Tóm tắt khiếu nại của thầu phụ
 Khiếu nại của thầu phụ (File riêng cho từng khiếu nại)
IIHồ sơ kỹ thuật (Phần 2 – 16 – Hồ sơ Hợp đồng)
 Công tác mặt bằng
 Công tác bê tông
 Công tác đá
 Công tác sắt thép
 Công tác gỗ và nhựa
 Công tác  Bảo vệ cách nhiệt và chống ẩm
 Công tác cửa đi và cửa sổ
 Công tác hoàn thiện
 Công tác chuyên ngành đặc thù
 Công tác thiết bị
 Công tác đồ nội thất
 Công tác xây dựng đặc biệt
 Hệ thống vận chuyển (trục đứng, trục ngang)
 Hệ thống cơ khí
 Hệ thống điện
Bảng 1

Gợi ý cho Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường) đầu tư trong nước

IHồ sơ quản trị dự án của Tư vấn
 Hồ sơ dự thầu/ Hồ sơ đề xuất/ Hồ sơ chào giá
 Hợp đồng kinh tế
 Quyết định nhân sự/ Phân công nhiệm vụ
 Đề cương tư vấn
 Nhật ký Tư vấn
 Hồ sơ pháp lý, nhân sự của Thầu phụ tư vấn/ Liên danh tư vấn
 Hợp đồng liên danh hoặc Thầu phụ tư vấn
 Tài liệu quản lý chất lượng ISO
 Sổ tay tư vấn
 Sổ giao nhận tài liệu
 Cặp/ hộp file tài liệu sản phẩm Tư vấn (Thư kỹ thuật, Báo cáo định kỳ (Ngày/Tuần/Tháng), Công văn, Báo cáo đột xuất
 Cặp/ hộp file tài liệu văn bản đến từ dự án (Chủ đầu tư, Nhà thầu, các bên liên quan khác)
 Danh mục trang thiết bị văn phòng tư vấn
 Danh mục trang thiết bị Bảo hộ lao động và an toàn
 Danh mục trang thiết bị, công cụ làm việc của Tư vấn
 Hệ thống Biển hiệu Văn phòng dự án của Tư vấn
IIHồ sơ dự án từ Chủ đầu tư
 Hồ sơ khảo sát địa hình, địa chất công trình
 Biên bản khảo sát hiện trường trước đấu thầu
 Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công được duyệt cho xây dựng
 Chỉ dẫn kỹ thuật
 Thuyết minh, tính toán thiết kế
 Tài liệu hướng dẫn vận hành, bảo trì công trình
 Giấy phép xây dựng
 Các Giấy phép đặc biệt khác liên quan đến đấu nối hạ tầng kỹ thuật, An toàn PCC, …
 Quyết định khởi công
 Quyết định Tổng tiến độ/ Tiến độ các hạng mục công trình
 Quyết định/ Thông báo nhân sự dự án của Chủ đầu tư
 Hợp đồng thi công xây lắp giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu thi công xây lắp
 Hồ sơ dự thầu/ Hồ sơ đề xuất (nếu có) của Nhà thầu thi công xây lắp
 Hợp đồng Thiết kế giữa Tư vấn và Chủ đầu tư
 Giấy chứng nhận/ Hợp đồng bảo hiểm công trình
IIIHồ sơ dự án từ Nhà thầu
 Quyết định nhân sự/ Phân công nhiệm vụ ban điều hành Nhà thầu
 Danh sách nhân sự, người lao động của Nhà thầu
 Chứng chỉ tay nghề, chứng chỉ, chứng nhận đào tạo ATLĐ, an toàn vận hành thiết bị người lao động
 Danh mục máy thi công, thiết bị thi công, thiết bị khác
 Giấy chứng nhận an toàn cho các thiết bị áp lực, thiết bị nâng, an toàn điện theo quy định
 Biện pháp thi công được phê duyệt
 Hồ sơ đảm bảo an toàn lao động và môi trường: Biện pháp an toàn cho người lao động, thiết bị, phương tiện thi công và công trình trước khi thi công xây dựng; Nội quy về an toàn lao động; Hệ thống biển báo, cảnh báo nguy hiểm; Bộ tài liệu quản lý công tác an toàn lao động của Nhà thầu;
 Hợp đồng thầu phụ xây lắp/ thầu phụ cung cấp vật tư, thiết bị
 Hồ sơ năng lực, pháp lý thầu phụ xây lắp/ thầu phụ cung cấp vật tư, thiết bị
IVHồ sơ quản lý chất lượng thi công
 Chi tiết theo nội dung hướng dẫn tại Thông tư 04/2019/TT-BXD sửa đổi Thông tư 26/2016/TT-BXD.
Xem thêm tại đây.
VHồ sơ phục vụ quản lý vận hành và bảo trì công trình
 Chi tiết theo nội dung hướng dẫn tại Thông tư 04/2019/TT-BXD sửa đổi Thông tư 26/2016/TT-BXD.
Xem thêm tại đây.
VIHồ sơ hoàn thành công trình
 Chi tiết theo nội dung hướng dẫn tại Thông tư 04/2019/TT-BXD sửa đổi Thông tư 26/2016/TT-BXD.
Xem thêm tại đây.
Bảng 2

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

You may also like