Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường/ Project site office )– đề xuất gợi ý tổ chức hệ thống tài liệu cho dự án cụ thể

Vì sao cần phải có Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường)?

Văn phòng dự án của Tư vấn cần thiết để:

• Là một nơi để các nhân viên, cán bộ của đơn vị Tư vấn nghiên cứu, xem xét các hồ sơ tài liệu dự án phục vụ công việc;
• Là nơi để thực hiện các công việc về tổng hợp báo cáo;
• Là nơi họp hội ý nội bộ đoàn tư vấn ;
• Là nơi lưu trữ các tài liệu dự án liên quan đến dịch vụ thực hiện, tài liệu nội bộ đoàn tư vấn , các sản phẩm của tư vấn; các công cụ làm việc, trang thiết bị bảo hộ lao động;

Văn phòng độc lập hay ở cùng với khu văn phòng điều hành dự án (Nhà thầu – Chủ đầu tư – Tư vấn thiết kế – Tư vấn quản lý dự án, giám sát)

Tại một dự án xây dựng, thông thường, khi được bàn giao mặt bằng và nhận lệnh khởi công, huy động thực hiện công trình, nhà thầu sẽ bắt đầu tiến hành chuẩn bị xây dựng hoặc lắp đặt văn phòng dự án hiện trường (project site office). Văn phòng dự án này sẽ được bố trí cho các bên sử dụng gồm: Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, Tư vấn thiết kế, và cho bản thân ban điều hành Nhà thầu. Tùy vào các điều khoản trong hợp đồng với Chủ đầu tư việc sử dụng và khấu hao văn phòng cũng như chi phí vận hành văn phòng sẽ được phân bổ thích hợp. Cách làm tập trung này rất thuận tiện và hiệu quả để tổ chức thực hiện dự án cho tất cả các bên.

Tuy nhiên, hiện vẫn có tình trạng dự án do tiết kiệm chi phí cũng như không quy định rõ ràng trong hợp đồng giữa các bên dẫn đến Chủ đầu tư và đơn vị Tư vấn tự thành lập và vận hành các văn phòng dự án hiện trường độc lập. Theo mô hình này, nếu điều kiện mặt bằng dự án không cho phép các văn phòng gần nhau, sẽ dẫn đến khó khăn cho các bên khi trao đổi, làm việc và phối hợp công tác với nhau.

Bài viết này nêu lên một số nội dung liên quan đến việc thành lập, chi phí, nội dung đề xuất cho một Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường) tại một dự án xây dựng.

Chi phí  thành lập và vận hành Văn phòng dự án của Tư vấn?

Nếu không có thỏa thuận nào khác với Chủ đầu tư, Tư vấn tại dự án sẽ phải tính toán đưa chi phí thành lập và vận hành văn phòng tư vấn vào chi phí Tư vấn là một phần của chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng.

Khi xác định chi phí này, nếu sử dụng theo định mức: tỉ lệ % x (quy mô chi phí xây dựng hoặc quy mô chi phí thiết bị hoặc quy mô chi phí xây dựng và chi phí thiết bị cần tính) thì chi phí này đã bao gồm trong định mức, không cần tách riêng.

Nếu xác định theo Lập dự toán để xác định chi phí tư vấn, chi phí này sẽ được xác định thuộc mục Chi phí khác và có thể được xác định ít nhất gồm những chi phí sau:

• Chi phí xây dựng văn phòng dự án (bao gồm cả các thiết bị công trình gắn liền cần thiết như điện, chiếu sáng, cấp thoát nước, HVAC, hệ thống mạng internet, viễn thông, …);
• Chi phí trang bị các thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ thực hiện dự án (thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, thiết bị lưu trữ, …). Phần chi phí này có thể tính mua mới và hoàn trả cho Chủ đầu tư khi xong dự án hoặc tính khấu hao theo thời gian thực hiện dự án, tùy thuộc theo thỏa thuận với Chủ đầu tư;
• Chi phí tiêu hao duy trì hoạt động của văn phòng , bảo trì trong thời gian thực hiện dự án.

Các đầu mục này và dự toán cần được thuyết minh phù hợp với phạm vi công việc và đưa vào đề xuất của Tư vấn. Nếu Chủ đầu tư cung cấp hoặc trang bị trang trải chi phí nào thì đưa ra khỏi dự toán chi phí đề xuất.

Một số gợi ý về xây dựng nội dung, hệ thống tài liệu cho Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường)

Tham khảo tại văn phòng tư vấn dự án xây dựng của nước ngoài

Một ví dụ về cách tổ chức hệ thống tài liệu đơn giản cho một văn phòng dự án xây dựng (áp dụng cho văn phòng nhà thầu, có thể điều chỉnh cho phù hợp Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường))

Gợi ý cho Văn phòng dự án của Tư vấn/ (Văn phòng tư vấn hiện trường) đầu tư trong nước